Συμβουλές για να αποκτήσουν ουσία τα meetings
Αλήθεια, είναι αποκλειστική ευθύνη του manager να πραγματοποιήσει ένα επιτυχημένο meeting;
Η απάντηση είναι: «όχι πάντα».
Μία καλή τακτική, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε ένα εποικοδομητικό meeting, είναι η καθοδήγηση της συζήτησης μέσω ερωτήσεων.
Όπως γράφει ο Keith Rosen στο προσωπικό του blog, «οι εβδομαδιαίες, μηνιαίες ή τριμηνιαίες συναντήσεις μπορούν να χάσουν το νόημά τους πολύ γρήγορα. Επίσης, συνήθως ασκείται περιττή πίεση στο manager, προκειμένου να βρει έναν τρόπο να κρατήσει τις συναντήσεις αυτές πολύτιμες. Αντί να πιστεύετε ότι είναι αποκλειστικά ευθύνη του manager να πραγματοποιήσει μια επιτυχημένη συνάντηση, χρησιμοποιήστε ερωτήσεις για να αξιοποιήσετε την εμπειρία, τη γνώση, τη συνεργασία και τη δημιουργικότητα του κάθε ατόμου που έχετε επιλέξει στην ομάδα σας. Η προώθηση μιας υγιούς, ανοιχτής και πλούσιας εμπειρίας της συνάντησης επιτυγχάνεται μόνο όταν ο manager «απελευθερωθεί» και συνδεθεί με όλους τους υπόλοιπους συνομιλητές του σε μια ανοιχτή συζήτηση.
Οι ερωτήσεις που θα χρησιμοποιήσετε θα δώσουν τη δυνατότητα στην ομάδα σας να μοιραστεί ιδέες, απόψεις και πιθανές λύσεις.
Φυσικά, θα υπάρχουν πάντα εκείνες οι συναντήσεις κατά τις οποίες ο manager θα κινείται στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης ατζέντας. Παρ’ όλα αυτά μπορείτε να θεωρήσετε ότι περίπου το 70% των συναντήσεων είναι μια αμοιβαία συνεργασία κατά την οποία η ημερήσια διάταξη συμφωνείται αμοιβαία και στη συνέχεια καθοδηγείται από την ομάδα. Εκτός αυτού, σκεφτείτε πόσο χρόνο θα εξοικονομήσει με αυτό τον τρόπο ο εκάστοτε manager.
Αν βρεθείτε να χτυπάτε το κεφάλι σας στο γραφείο, προσπαθώντας να σχεδιάσετε μια αποτελεσματική συνάντηση, πιθανόν να ζητάτε από τα λάθος άτομα τις απαντήσεις που ψάχνετε. Αντ’ αυτού, εξουσιοδοτήστε τους ανθρώπους της ομάδας σας να ακολουθήσουν τη συγκεκριμένη τακτική. Ακολουθούν 17 ερωτήσεις, τις οποίες χρησιμοποιούν οι κορυφαίοι ηγέτες, για να μετατρέψουν τις συναντήσεις τους από ανούσιες σε πολύτιμες».